Корпоративная карта (бизнес-карта)

На что можно и нельзя тратить средства с корпоративной карты

Вне зависимости от формы регистрации бизнеса (ИП или юрлицо) держатели корпоративной карточки имеют право тратить с нее средства для покрытия расходов на нужды бизнеса:

• закупка товаров для офиса (мебель, канцтовары, оргтехника, уборочный инвентарь);
• оплата услуг (онлайн-подписки на программное обеспечение для управления бизнесом, таких как CRM или бухгалтерские сервисы, реклама, курсы повышения квалификации сотрудников);
• ремонт помещений и транспорта;
• расчеты по основному виду деятельности (пополнение товарных запасов, расчет с поставщиками);
• оплата командировок, представительских расходов;
• уплата налогов (на прибыль, имущественные, налог на добавленную стоимость) и взносов.

Индивидуальные предприниматели вправе пользоваться бизнес-картами и в личных целях, поскольку деньги на расчетном счете ИП юридически признаются его личным имуществом. Однако при применении упрощенной системы налогообложения (существует в России, Беларуси, Казахстане, США, Германии и в других странах) бизнесмену впоследствии требуется исключать личные траты из расходов, уменьшающих налог.

Если говорить об ограничениях, то юридическим лицам и ИП нельзя выплачивать сотрудникам зарплату на корпокарту, а также пособия и компенсации. Также с бизнес-карты нельзя заплатить налоги и сборы за сотрудников и оплатить обслуживание р/с — эти расчеты производятся безналично со счета организации в банке.

За любые операции по корпоративной карточке юрлицо обязано отчитываться перед налоговой и документально подтверждать целевое использование денег. В частности, каждая транзакция должна быть подтверждена чеками и отражена в соответствующих статьях затрат. Тратить средства с р/с на личные нужды запрещается.

Виды бизнес-карт

Корпоративные карты классифицируются по нескольким критериям.

По наличию ограничений

Карточки для бизнеса бывают универсальными и ограниченными. Первые разрешается использовать для проведения любых операций, вторые предназначены только для оплаты определенных товаров и услуг. Например, ООО может выпустить карточку для работающего в компании водителя исключительно для расчетов на автозаправке. Расплатиться такой картой в супермаркете или снять с нее деньги в банкомате не получится.

Как правило, изначально банк выпускает универсальную карту, а в приложении руководитель может ее настроить для определенных задач и сделать ограниченной.

По типу средств на счете

В большинстве случаев ИП и юрлица ограничиваются выпуском дебетовой бизнес-карты, применение которой предполагает использование собственных средств с расчетного счета. Однако при желании клиент может заказать кредитную карту для бизнеса. По последней, как правило, действует беспроцентный период, что позволяет держателю «пластика» избежать переплаты за пользование кредитными средствами.

По персонализации

Банки выпускают именные и неименные корпокарты. Именные выдаются конкретному человеку и могут использоваться только им, неименные могут по мере необходимости переходить от одного лица другому. В последнем случае юрлицам рекомендуется прописывать правила использования платежного инструмента во внутренних документах.

По статусу

По уровню престижности бизнес-карты делятся на классические (стандартные) и премиальные. Они различаются между собой лимитами на операции и набором дополнительных привилегий. В частности, по премиальным картам может быть доступно страхование в путешествиях, посещение бизнес-залов аэропортов, а также консьерж-сервис при поездках за границу.

По форме выпуска

Бизнес-карточка может быть выпущена на физическом носителе (пластиковая карта или стикер) или в цифровом виде (виртуальная карта). Цифровая карточка создается, как правило, для онлайн-расчетов — оплаты интернет-услуг, подписок на программное обеспечение и т.д.

По валюте карт-счета

Карточный счет можно открыть в различных валютах, таких как российские рубли, тенге, доллары, евро, юани и другие. Кроме того, банки предлагают мультивалютные дебетовые карты, которые помогают избежать расходов на конвертацию валют при оплате товаров и услуг как в своей стране, так и за границей.

Как определяются правила пользования бизнес-картой

Правила использования бизнес-карты определяются внутренними документами компании или ИП, такими как акты и приказы.

В этих документах фиксируются:

• лимиты расходов по карте для отдельных сотрудников, подразделений или всей фирмы;
• список разрешенных операций и целей для использования карточки;
• сроки отчетности по наличным и безналичным операциям;
• перечень документов, принимаемых для учета расходов.

Кроме того, в документах устанавливается ответственность за утрату карты, несанкционированные расходы и разглашение ПИН-кода.

В случае, если бизнес-карта используется только для командировок, многие предприниматели просто дополняют уже существующий документ, например, положение о командировочных расходах.

Для контроля за выдачей и возвратом карт многие бизнесмены ведут журнал движения бизнес-карт.

Преимущества и недостатки

Выпуск корпоративной карточки выгоден по нескольким причинам:

• удобная оплата товаров и услуг в торговых точках и онлайн с использованием средств с расчетного счета в круглосуточном режиме;
• возможность обналичивать деньги в банкомате;
• отказ от бумажной волокиты с оформлением ордеров на выдачу денег сотрудникам;
• оплата закупок напрямую без платежных поручений;
• простой контроль за расходованием средств сотрудниками через мобильное приложение или интернет-банк;
• удобное управление лимитами (можно настроить лимиты на покупки и снятие наличных и в режиме реального времени контролировать траты в мобильном приложении банка);
• возможность блокировки карты в случае ее кражи или утери;
• упрощенный возврат авансовых платежей с помощью чарджбэка;
• получение дополнительного дохода в виде кешбэка за покупки или процентов на остаток (если предусмотрено тарифом).

Если говорить о недостатках корпокарт, то можно выделить следующие:

• ограниченный перечень допустимых расходов по карте для юридических лиц;
• банковский контроль за операциями свыше определенной суммы (в каждой стране свой порог);
• особые требования к отчетным документам при расходовании средств за рубежом;
• комиссии за обслуживание при недостаточном остатке на счете или при невыполнении определенных условий (зависит от тарифа).
• риск перепутать корпоративную карту с личной и заиметь проблемы с налоговой.

Поэтому при использовании карты для бизнеса предпринимателям рекомендуется не снимать единовременно крупные суммы и не выводить через карту более 30% от месячного оборота.

Сколько стоит обслуживание

Стоимость выпуска и обслуживания бизнес-карт варьируется в зависимости от банка и типа карты. Стандартные карточки могут выпускаться бесплатно или за небольшую плату, тогда как премиальные карты обычно требуют более высоких затрат на выпуск и обслуживание.

Кроме того, банки могут взимать дополнительные комиссии за снятие наличных, конвертацию валют при оплате за границей и перевыпуск «пластика». В некоторых случаях можно получить бесплатное обслуживание при соблюдении определенных условий, таких как поддержание минимального остатка на счете или достижение определенного объема транзакций.

Как оформить корпоративную бизнес-карту

Для оформления корпоративной карточки заявитель может обратиться в банк, в котором у него уже открыт расчетный счет, или в любой другой банк.

В первом случае процедура выпуска карты займет совсем немного времени и не потребует от клиента сбора большого пакета документов, так как все необходимые данные уже есть в базе кредитно-финансовой организации.

Во втором случае предварительно понадобится открыть расчетный счет, предоставив комплект документов, полный перечень которых определяется каждым банком в отдельности. После подачи документов останется заключить клиентский договор.

Готовый «пластик» можно забрать в отделении банка или заказать курьерскую доставку в офис. Реквизиты виртуальной карты отобразятся в мобильном приложении и личном кабинете интернет-банка.

К одному счету обычно разрешается привязать несколько корпоративных карт (допустимое количество определяется тарифом расчетно-кассового обслуживания), чтобы пользоваться средствами с расчетного счета могли разные сотрудники.