Инкассация

Что такое инкассация

Внесение перемещаемой суммы на банковский счет является обязательным условием инкассации. Если этого не происходит, например, при доставке наличности из одного офиса компании в другой, терминологически такая процедура называется не инкассацией, а обычной перевозкой.

Инкассацией занимаются банки и специализированные организации. Они несут ответственность за сохранность ценного груза, поэтому для транспортировки денег привлекают охрану и используют бронированные автомобили. При этом для компенсации возможных убытков инкассаторские службы обычно прибегают к услугам страховых компаний. Таким образом, даже при ограблении инкассаторов клиент, деньги которого перевозились, получит полное возмещение. Впрочем, перемещением средств ИП и фирмы могут заниматься самостоятельно, но в этом случае риски они берут на себя.

Кроме основной задачи — перевозки наличных денег — инкассаторы могут предоставлять клиентам дополнительные платные услуги. Например, охраняемую перевозку ценных документов и дорогостоящих вещей, изъятие наличности из торговых и вендинговых аппаратов, а также доставку денег из банка.

Особенности инкассации

Инкассаторские услуги востребованы у индивидуальных предпринимателей и компаний, которые в силу основной деятельности вынуждены работать с наличными. Чаще всего это розничные точки по продаже товаров и предоставлению услуг. При этом в разных странах действуют свои законодательные нормы относительно инкассации наличных для малого и крупного бизнеса.

В России, например, для ИП и малых предприятий (годовая выручка не выше 800 000 рублей, штат не более 100 человек) по умолчанию не устанавливаются лимиты на допустимый остаток наличных в кассе, но владельцы бизнеса могут сами регулировать этот параметр. Например, выпустить приказ, в соответствии с которым находящиеся в распоряжении наличные сверх 50 000 или 100 000 рублей обязательно должны изыматься из кассы и зачисляться на расчетный счет. Если лимит был закреплен официально, ИП или компания обязаны соблюдать данное требование.

Другие правила действуют в отношении компаний, которые относятся к среднему и крупному бизнесу. Таким организациям необходимо придерживаться инструкций из Указания Банка России № 3210-У и соблюдать установленные лимиты остатка кассы. Такой лимит рассчитывается по предложенным Центробанкам формулам. Остаток наличных на конец дня не должен превышать выведенное значение. Если это происходит, деньги сверх зафиксированного лимита нужно зачислить на расчетный счет. При этом компания вправе сделать инкассацию любой суммы и до достижения предельного остатка.

Банки и инкассаторские службы предлагают клиентам различные форматы сотрудничества. Клиент может производить инкассацию по заранее утвержденному графику (например, в конце каждого рабочего дня или раз в неделю) или же всякий раз отдельно заказывать выезд бригады по необходимости.

При выявлении нарушений по хранению наличных сверх установленных лимитов предусмотрены штрафы:

• индивидуальные предприниматели — 4 000-5 000 рублей;
• малые предприятия — 20 000-25 000 рублей;
• средние и крупные предприятия — 40 000-50 000 рублей.

В большинстве случаев в инкассации заинтересованы и сами представители бизнеса. Происходит это из-за того, что российское законодательство строго ограничивает возможность расчета наличными между ИП и организациями. Стоимость товаров и услуг при такой форме взаимодействия не может превышать 100 000 рублей. Любые договорные обязательства сверх этой суммы могут исполняться только при проведении платежей безналичным способом с использованием расчетного счета. Также только в безналичной форме происходит уплата налогов и сборов.

Виды инкассации

В зависимости от того, кто и как производит транспортировку наличных и каким образом зачисляет деньги на расчетный счет, выделяют несколько разновидностей инкассации.

Самостоятельная инкассация. Деньги физически доставляются в финансово-кредитную организацию представителем компании или ИП и вносятся на счет через кассу банка. У владельцев бизнеса не возникает дополнительных расходов на транспортировку, однако появляются риски лишиться наличных в непредвиденной ситуации, например, из-за кражи или ограбления.

Самоинкассация через банкомат. Возможность пополнения расчетного счета через банкомат определяется клиентской политикой каждого конкретного банка в отдельности. Если такая услуга доступна, для внесения денег потребуется бизнес-карта или учетные данные клиента (логин и пароль). Этот способ удобен, если банкомат находится неподалеку от офиса компании. Однако у него есть и недостатки. Банкоматы принимают только купюры определенного номинала и имеют ограничение по количеству банкнот за одну операцию. Кроме того, за зачисление средств взимается комиссия согласно тарифам банка.

Перемещение денег инкассаторскими службами. Профессиональные инкассаторы обычно привлекаются для перевозки крупных сумм. При этом особые требования применяются и к инкассаторам, и к клиентам, которых они обслуживают. Процедура подразумевает документальное оформление каждой транспортировки, а помещение, в котором происходит передача наличных, должно соответствовать определенным условиям.

Мобильная инкассация. Сравнительно новый сервис, который существует в ряде стран и в России получил развитие благодаря сотрудничеству Сбербанка и компании «Эвотор». Он доступен бизнес-клиентам Сбера, использующим кассовые терминалы «Эвотора». В случае необходимости ИП или фирмы могут вызвать инкассаторов с мобильным банкоматом, которые примут наличные прямо на месте. Стоимость такого обслуживания значительно ниже расходов на традиционные инкассаторские службы.

Онлайн-инкассация (автоматический сейф). Банк устанавливает в помещении клиента специальное оборудование — автоматизированную депозитную машину, или АДМ. Фактически это сейф с функцией распознавания и пересчета денежных купюр. Клиент может в любой момент загружать деньги в устройство, после чего внесенная сумма сразу зачисляется на расчетный счет. По мере заполнения автомата сотрудники финансово-кредитной организации забирают наличные и отвозят их в банк. При этом клиенту не приходится контролировать действия представителей банка и заполнять дополнительные бумаги.

Процедура инкассации с участием инкассаторских бригад

Как правило, инкассационная бригада состоит из двух инкассаторов и водителя. Для обеспечения сохранности перевозимых денег сотрудники имеют особое снаряжение: обмундирование, оборудование и служебное оружие. Транспортировка происходит на специально подготовленных для этого бронированных автомобилях и по заранее согласованному маршруту. Стандартная процедура инкассации состоит из нескольких этапов:

1. Кассир организации пересчитывает деньги из кассы, на всю сумму оформляется расходный кассовый ордер (РКО), на который ставится подпись. Соответствующая запись вносится в кассовую книгу. Индивидуальные предприниматели не обязаны соблюдать требование по оформлению ордера и ведению кассовой книги.
2. Кассир упаковывает наличные деньги в специальную сумку или сейф-пакет, вкладывает туда ведомость.
3. Инкассаторы приезжают в организацию в установленное время, проходят в отдельное помещение вместе с кассиром, закрывают его изнутри, предъявляют сотруднику компании или ИП паспорт или служебное удостоверение и доверенность на получение денег. В свою очередь, кассир также обязан предъявить сотрудникам службы паспорт для идентификации личности.
4. Кассир отдает представителю инкассаторской службы упакованные деньги, отдельно предоставляет накладную и квитанцию.
5. Инкассатор забирает опечатанную сумку или сейф-пакет с деньгами, подписывает квитанцию, ставит на документе личный штамп и возвращает квитанцию кассиру.
6. Служба транспортирует наличные в банк, используя современные технологии для обеспечения безопасности. Инкассаторские автомобили оснащены GPS-трекингом для отслеживания маршрута в реальном времени, системами мониторинга, включающими видеонаблюдение и датчики удара, а также бронированными кузовами и защищенными контейнерами.
7. Представитель финансово-кредитной организации проверяет целостность упаковки, вскрывает ее, пересчитывает деньги, сверяется с накладной и ведомостью. После проведения необходимых проверок наличные размещаются в хранилище, а переданная ИП или компанией сумма зачисляется на расчетный счет.

В обязанности инкассаторов не входит пересчет наличных. Представитель банка или специализированной службы только принимает у кассира сумку с деньгами и проверяет целостность упаковки. При этом сумма вложения указывается в препроводительной ведомости, заполнением которой занимается кассир.

Требования к инкассаторам

Во многих странах перевозка наличных денег регулируется специальными нормами, которые определяют требования к инкассаторским службам и их сотрудникам. Эти правила касаются безопасности перевозок, подготовки персонала и лицензирования организаций, занимающихся такой деятельностью.

В России сама по себе перевозка наличных денег не относится к банковским операциям и не требует получения лицензии Банка России. При этом к организациям и службам, предоставляющим данную услугу, предъявляются особые требования в соответствии с Федеральным законом «О банках и банковской деятельности». Сотрудники специальных подразделений банков или инкассаторских компаний обязаны пройти особую профессиональную подготовку и подтвердить наличие у них определенных технических и правовых знаний, а также соответствие установленным физическим требованиям к физической подготовке. Время от времени им необходимо проходить дополнительное обучение и сдавать нормативы по физподготовке и стрельбе.

Что должен обеспечить клиент для инкассаторов

Инкассация осуществляется на основании договора, заключенного между организацией и бизнес-клиентом. В документе прописываются обязанности сторон. В частности, компания или ИП для получения услуги должна обеспечить соблюдение следующих правил:

• свободный доступ для инкассаторской машины к основному входу или запасному выходу из здания, в котором располагается офис;
• достаточный уровень освещения входной группы и всего маршрута инкассаторов до кассы;
• отсутствие искусственных барьеров, затрудняющих перемещение бригады по помещению;
• сопровождение специалистов представителем охраны или уполномоченного сотрудника;
• наличие отдельного помещения с запираемой изнутри дверью для проведения инкассации, а при его отсутствии — организация приостановки деятельности компании на время передачи наличности представителям инкассаторской службы.

Инкассаторы вправе отказать в операции, если не будут выполнены условия, обеспечивающие безопасность сотрудников и сохранность перевозимых средств.

Преимущества инкассации

Привлечение сторонних организаций для доставки наличных денег в банк имеет немало плюсов для бизнес-клиентов:

• Гарантия безопасности. Все риски, связанные с перевозкой крупных сумм принимают на себя специально обученные сотрудники инкассаторской службы.
• Сохранность средств. С момента задокументированной передачи денег инкассаторам именно они несут ответственность за сохранность ценного груза и его доставку в банк. В непредвиденных ситуациях все убытки клиента возмещаются инкассаторской службой или страховой компанией.
• Удобство. Клиенты могут выбрать удобный график обслуживания — от регулярных выездов до разовых заказов по необходимости.

Кроме того, всякий раз, когда возникает необходимость в зачислении наличных на расчетный счет, владельцу бизнеса не приходится тратить свое время или отвлекать от основной работы подчиненных, чтобы спланировать визит в банк.

Недостатки инкассации

Несмотря на удобство и безопасность, инкассация имеет ряд минусов, которые могут повлиять на выбор способа внесения наличных:

• Дополнительные расходы. Услуги инкассаторов оплачиваются отдельно, а их стоимость зависит от тарифов банка или специализированной организации, частоты вызовов и объема перевозимых средств.
• Жесткий график. При подписании договора на регулярную инкассацию деньги перевозятся в строго определенное время, что может оказаться неудобным для бизнеса с непредсказуемым объемом наличности.
• Требования к организации процесса. Компания или предприниматель должны обеспечить условия для безопасной передачи наличных (например, освещение, доступ инкассаторской машины, отдельное помещение для передачи денег).
• Ограничение на срочные переводы. В экстренных ситуациях, когда требуется срочно внести деньги на счет, инкассация не всегда является оперативным решением, и может потребоваться самостоятельное пополнение через банкомат или кассу банка.

Учитывая эти недостатки, предприниматели и компании выбирают формат работы с наличными с учетом специфики своего бизнеса и возможных рисков.

Исторический экскурс

На Руси прообразы инкассации появились уже в VIII-X веках, когда князья собирали дань (полюдье) или получали ее от плательщиков (повоз). С развитием торговых центров, таких как Новгород и Киев, возникла необходимость в охране торговых и налоговых караванов. В XII-XIII веках на государственном уровне была организована почтово-транспортная сеть с перевалочными пунктами — «ямами», где ямщики отвечали за перевозку ценных грузов и документов.

При Петре I система усовершенствовалась: золото и деньги перевозились караванами под охраной, а грузы сопровождались казенными грамотами с описанием содержимого. Реформы Александра I в 1802 году, создание Министерства финансов и передача почты в ведение МВД стали важным этапом в формировании профессиональной инкассаторской службы.

Официально инкассация в современном понимании появилась в СССР. 1 августа 1939 года при Госбанке СССР было создано специализированное ведомство, что стало отправной точкой для развития инкассаторской службы в России. Эта дата также отмечается как Всероссийский день инкассатора.