Операционные расходы

Что такое операционные расходы

В деловой практике к таким расходам обычно относят платежи, которые производятся из средств бизнеса и могут планироваться заранее. Они могут быть постоянными (не зависящими от объемов производства или продаж) и переменными (меняющимися в зависимости от активности компании).

Постоянные расходы включают:

• выплаты постоянным работникам (зарплаты, премии, отпускные и т. д.);
• аренда помещений и коммунальные платежи;
• административно-хозяйственные расходы (канцелярские товары, связь, Интернет, обслуживание техники, охрана, уборка помещений).

К переменным относят:

• закупка сырья и материалов;
• выплаты сдельным сотрудникам;
• затраты на логистику.

При этом операционные расходы не включают затраты на покупку активов, таких как оборудование, здания или транспорт — они относятся к капитальным, так как рассчитаны на длительное использование и могут приносить прибыль в будущем (за счет эксплуатации или последующей продажи).

К примеру, фирма «Электрон» занимается разработкой программного обеспечения. У нее есть собственный офис и несколько компьютеров, а для реализации проектов она арендует несколько серверов в дата-центре. Недвижимость и собственная техника — это активы, приобретенные на капитальные расходы. Зарплата сотрудникам, аренда серверов, ежемесячные платежи за услуги ЖКХ — операционные расходы, необходимые для осуществления компанией основной деятельности.

Операционные расходы в бухгалтерии

В бухгалтерском учете разных стран это понятие может трактоваться по-разному. В частности, в России до 2006 года так официально назывался один из видов затрат, не связанных напрямую с финансовыми результатами деятельности ИП или организации. Помимо операционных выделялись внереализационные и чрезвычайные расходы.

В 2007 году классификацию упразднили, объединив все три статьи в единый раздел «Прочие доходы и расходы», но разрешили бухгалтерам при желании по-прежнему отдельно учитывать операционные издержки. К числу последних относятся:

• временное использование активов (аренда или лизинг техники и помещений);
• вложения в уставные капиталы других юрлиц;
• права на патенты или объекты интеллектуальной собственности;
• оплата услуг банков и других кредитно-финансовых организаций;
• уплата процентов за кредиты и займы;
• погашение штрафов и другие формы возмещения убытков;
• расходы на организацию оздоровительных, благотворительных и спортивных мероприятий.

При этом, как и раньше, к операционным расходам не относят зарплаты работников, административно-хозяйственные расходы, а также затраты на обслуживание техники, закупку материалов и ремонт.

Зачем бизнесу следить за операционными расходами

Постоянный анализ расходных статей позволяет:

Выявить возможные причины потери дохода. Зачастую снижение прибыли происходит именно из-за роста операционных расходов. Чтобы этого не случилось, бизнесу необходимо постоянно контролировать затраты на поддержание текущей деятельности и, в случае их увеличения, искать возможности исправить ситуацию.

Убедить инвесторов и кредиторов в надежности бизнеса. Для привлечения заемных средств или инвестиций компаниям и индивидуальным предпринимателям важно продемонстрировать свою устойчивость. Один из ключевых показателей, используемых для оценки бизнеса, — EBITDA (операционная прибыль), при расчете которого учитываются операционные расходы. Чем ниже доля текущих издержек в общем объеме доходов, тем более стабильным и перспективным выглядит бизнес в глазах потенциальных партнеров.

Определить оптимальный размер резервного фонда. Бизнесу важно иметь финансовую подушку безопасности для покрытия непредвиденных расходов. Такой фонд формируется из части чистой годовой прибыли, а в некоторых компаниях его размер закреплен в уставе. Оптимальным считается запас, позволяющий покрывать операционные расходы в течение двух месяцев, что помогает бизнесу выдержать кризисные периоды без срочного привлечения заемных средств.

При этом важно не просто фиксировать текущие расходы, но и отслеживать их изменения. Это позволяет руководству компании или ИП оценить эффективность бизнеса и его стабильность в долгосрочной перспективе.

Где взять информацию для расчета операционных расходов

Операционные расходы относятся к финансовым показателям деятельности компании или ИП, но могут по-разному учитываться в зависимости от формы налоговой отчетности, которая ведется бизнесом. Поэтому существует несколько вариантов узнать конкретное значение и отследить динамику изменения текущих издержек:

1. Взять за основу цифру из раздела «Прочие доходы и расходы» из бухгалтерских отчетов, формируемой по российским стандартам, и дополнительно учесть размер выплат сотрудникам и административно-хозяйственных затрат.
2. Использовать показатель «Операционная деятельность» из финансовых данных по МСФО (Международные стандарты финансовой отчетности). Помимо прочего, в этой статье учитываются расходы дочерних компаний, что не предусмотрено российскими стандартами.
3. Поднять внутренние управленческие документы, если они есть на предприятии. Их формированием обычно занимаются крупные компании для получения более детального представления о развитии бизнеса. Структура таких отчетов специально разрабатывается для быстрого доступа к различным финансовым показателям, и под операционные расходы, как правило, отводится отдельная статья.

При выборе источника данных важно учитывать цели анализа. Если нужна информация для внешнего представления, подойдет бухгалтерская документация или данные по МСФО. Для внутреннего контроля и планирования лучше использовать управленческую отчетность, так как она дает более детализированную картину затрат.

Виды операционных расходов

Чтобы проанализировать текущие издержки, бизнес обычно делит расходы на несколько категорий.

Прямые постоянные расходы по направлениям

Затраты, относящиеся к определенному виду деятельности. Они включают зарплаты сотрудников, логистические издержки, расходы на материалы и другие регулярные платежи. Если организация работает в нескольких направлениях, постоянные расходы определяются отдельно для каждого, а если занимается одним видом деятельности, то учитываются сразу общепроизводственные расходы.

Общепроизводственные расходы

Издержки, связанные с основной деятельностью предприятия, которые невозможно отнести к конкретному направлению. Например, оплата услуг ЖКХ или выплаты сотрудникам, которые работают сразу в нескольких подразделениях. Если программист одновременно разрабатывает ПО для клиентов и поддерживает внутреннюю IT-инфраструктуру компании, а уборщица убирает как офис, так и торговый зал, их зарплаты относятся к общепроизводственным расходам.

Косвенные административные расходы

Расходы, необходимые для работы компании, но не связанные напрямую с производством. Это зарплаты управленческого персонала (руководства, бухгалтерии, юристов), плата за банковские услуги, а также вознаграждения привлеченным экспертам и консультантам.

Косвенные коммерческие расходы

Эти затраты связаны с продвижением товаров и услуг: реклама, маркетинг, участие в выставках и конференциях. Например, если компания нанимает SMM-менеджера для ведения соцсетей, его зарплата будет относиться к косвенным коммерческим расходам.

Как рассчитывать и прогнозировать операционные расходы

Размер текущих издержек напрямую зависит от вида деятельности компании. К примеру, для открытия студии разработки владельцу бизнеса придется единовременно потратить немало денег на оборудование рабочих мест для программистов, при этом значительная часть текущих расходов будет уходить на аренду офиса и зарплаты. А владельцу магазина помимо найма продавцов и аренды торговых площадей придется постоянно платить за складские помещения, нести транспортные расходы, тратиться на эквайринг, закупку расходных материалов и т.д.

При этом объем операционных расходов в отрыве от других финансовых показателей не позволяет сделать вывод об эффективности ведения бизнеса. Предприятие может держать издержки на уровне 30 000 рублей и совсем не приносить прибыли или расходовать на текущие нужды полмиллиона рублей и зарабатывать в 2-3 раза больше. Поэтому гораздо более важным показателем считается коэффициент операционных расходов, или OER (от английского operating expense ratio — соотношение операционных расходов к доходу). Фактически это процент от дохода, который идет на покрытие текущих издержек.

Для вычисления коэффициента требуется узнать соотношение всех операционных расходов за определенный период к выручке за тот же срок и умножить полученное значение на 100%: OER = ОР/В × 100%. Так можно вывести соответствующий показатель за месяц, квартал, год и т.д.

С одной стороны, чем меньше данный коэффициент, тем лучше для бизнеса, с другой, приемлемое значение OER определяется с учетом сферы деятельности конкретной компании, места ее расположения и многих других факторов. Располагая данной информацией, владельцы организации могут делать определенные выводы:

• анализировать динамику издержек, определять эффективность расходования средств;
• сопоставлять свои результаты с отраслевыми показателями и достижениями конкурентов;
• оценивать правильность принятых организационных решений.

Кроме того, стоит учитывать сезонность и возможные колебания расходов. Например, в гостиничном бизнесе и сфере туризма операционные издержки могут сильно меняться в зависимости от времени года, поэтому расчет OER за год или квартал будет более показательным, чем ежемесячные значения.

Оценка эффективности бизнеса по объему операционных расходов

Полное отслеживание всех расходов позволяет владельцу бизнеса оценить, какие из потраченных средств приносят максимальную отдачу, а на чем можно безболезненно сэкономить. Однако для получения полной картины требуется учитывать дополнительные финансовые показатели.

Владельцы бизнеса могут использовать эти показатели, чтобы глубже разобраться в структуре доходов и расходов компании. Анализ динамики данных значений позволяет не только выявить слабые места в финансовом управлении, но и принять обоснованные решения для повышения эффективности работы.

Операционные расходы и налоги в России

В мировом налоговом законодательстве часто предусмотрено, что компании могут сократить налогооблагаемую базу за счет операционных расходов. Это значит, что организации могут уменьшить сумму налога, вычитая из налогооблагаемой базы расходы, связанные с текущей деятельностью (например, зарплаты, аренду, закупку материалов и т. д.).

Однако в российском налоговом законодательстве, в отличие от многих стран, термин «операционные расходы» не используется напрямую в Налоговом кодексе. Вместо этого, компании, работающие по общей системе налогообложения (ОСНО) или упрощенной системе налогообложения (УСН), могут уменьшать налогооблагаемую базу за счет списания некоторых издержек. При этом важно отметить, что не все расходы, которые можно отнести к операционным, могут быть учтены при расчете налога.

В Налоговом кодексе РФ есть так называемые «внереализационные расходы». Эти расходы в целом схожи с операционными, но есть различия. Например, они могут включать амортизацию, штрафы или убытки от продажи активов, которые не относятся к основной деятельности компании. Поэтому при расчете налога важно правильно разделять расходы, которые можно учесть, и неподлежащие вычету.